Start op tijd

Niet overdreven, maar hiermee bedoelen we eigenlijk: je kunt als startende ondernemer eigenlijk niet vroeg genoeg beginnen met het in kaart brengen van de financiën. Ook als je nog niet bent gestart en je slechts hierop aan het voorbereiden bent, is het in de meeste gevallen al zinvol om jouw inkomsten en uitgaven eens concreet op een rijtje te zetten.

Veel ondernemers investeren voorafgaand aan de start van hun onderneming in bedrijfsmiddelen en omdat deze kosten mogelijk fiscaal aftrekbaar zijn, moet je deze gegevens goed bewaren. Daarbij kun je denken aan bonnetjes van relevante aankopen, maar zorg er ook voor dat je altijd kopieën maakt van alle ontvangen en verzonden offertes en facturen.

Houd rekening met de Belastingdienst

De Belastingdienst stelt enkele eisen aan een 'deugdelijke administratie'. Zo zul jij je moeten houden aan de bewaarplicht van zeven jaar (let op: voor onroerende zaken, zoals de huur van een bedrijfspand, geldt een bewaarplicht van tien jaar). De fiscus beschouwt de volgende onderdelen als de basisgegevens van een zakelijke administratie:

  • Grootboek

  • Debiteurenadministratie

  • Crediteurenadministratie

  • Voorraadadministratie

  • In- en verkoopadministratie

  • Indien van toepassing: de loonadministratie

Hoe zet ik een administratie op?

Meestal is het openen van een zakelijke rekening de eerste stap.

Doorgaans wordt namelijk aangeraden om jouw zakelijke administratie gescheiden te houden van het geld dat je privé ontvangt en uitgeeft.

Zo kun je in één oogopslag zien hoe het ervoor staat met de zakelijke inkomsten en uitgaven, zonder dat je daarbij eerst de kosten van de wekelijkse boodschappen of jouw abonnement op dat ene tijdschrift moet wegstrepen.

Wanneer je (nadat je jouw bedrijf hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel) voor de belasting btw-plichtig bent, ontvang je automatisch een btw-nummer van de Belastingdienst. 

Voorbeelden van bekende fiscale voordelen voor een eenmanszaak (ZZP'er), Vennootschap onder Firma (V.O.F.)  zijn de zelfstandigenaftrek, startersaftrek en meewerkaftrek van toepassing.

 

Een belangrijke voorwaarde hiervoor is echter dat je voldoet aan het urencriterium:

  • Als ondernemer besteed je ten minste 1225 uren aan het feitelijk drijven van één of meer ondernemingen.

 

Uit de bedrijfsadministratie moet straks blijken dat jij hebt voldaan aan het urencriterium. Maak daarom aan het einde van iedere werkdag een concreet overzicht van welke taken je die dag hebt uitgevoerd en hoeveel uren je daadwerkelijk aan jouw bedrijf hebt besteed, bijvoorbeeld: anderhalf uur gewerkt aan het schrijven van een ondernemingsplan, drie uur bezig geweest met het uitvoeren van werkzaamheden voor een klant en twee uur besteed aan het plegen van acquisitie.

Ga zorgvuldig te werk

Je zult spoedig merken dat het aantal administratieve gegevens - en daarmee de voorraad facturen, offertes en bonnetjes - snel toeneemt. Het is daarom aan te raden om vanaf het begin zorgvuldig te werk te gaan, zodat je het overzicht niet halverwege kwijtraakt.

Daarnaast zal, indien je ervoor kiest om de administratie uit te besteden, niet alleen jouw boekhouder/adviseur dit waarderen, maar zal het in veel gevallen ook een gunstig effect hebben op de indeling van jouw uren. Het bijwerken van een geordende administratie neemt nou eenmaal aanzienlijk minder tijd in beslag.

Boekhouders/Adviseurs adviseren hun cliënten vaak om gebruik te maken van een zogeheten 'pendelmapsysteem', waarbij alle inkomende en uitgaande documenten worden onderverdeeld in verschillende bescheiden (of ordners natuurlijk).

Het is daarnaast zaak om de administratie bij voorkeur tweewekelijks of anders minimaal eens per maand bij te werken. Zo zorg je ervoor dat je betalingen voor inkomende nota's op tijd voldoet en anderzijds jouw uitgaande facturen tijdig verstuurt. Een gemiddelde bedrijfsadministratie kan worden verdeeld over vijf bescheiden, namelijk:

  • Bescheiden 1: inkoopfacturen (inkoop), bijvoorbeeld van een leverancier of ZZP'er die voor jouw bedrijf bepaalde werkzaamheden heeft uitgevoerd.

  • Bescheiden 2: uitgaande (omzet) facturen, bijvoorbeeld naar klanten en opdrachtgevers. Tip: verwerk hierin ook een urenlijst van de projecten waaraan je werkt en die je hebt afgerond, indien deze relevant kunnen zijn voor declaraties.

  • Bescheiden 3: het 'contante betalingen of kasboek'. Dit is het deel waarin je contant betaalde inkopen bewaart.

  • Bescheiden 4: Kopie Bankafschriften

  • Bescheiden 5: Huurovereenkomsten, Leningovereenkomsten en Leaseovereenkomsten.                                       Bescheiden 1 t/m 5 worden in de genoemde pendelmap aangeleverd of per e-mail door ons ontvangen.

Inzicht in uw geldzaken begint bij uw administratie.

 

Als uw administratie op orde is, kunt u alles makkelijk terugvinden.

Wij maken gebruik van Unit4 Multivers - Avanzer - Loon Salarissoftware

avanzer.png

Gecertificeerd door: